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Los departamentos de recursos humanos desperdician 1 mes de trabajo de contratación improductivo debido a los contratos en papel

lunes 09 de marzo de 2020, 18:51h
La solución de gestión de contratos digitales Signaturit calcula que las empresas con más de 500 empleados pueden perder hasta 158 horas al año de trabajo improductivo por la gestión de contratos en papel. id:56151
Según Signaturit, líder europeo en gestión de contratos digitales sin papel y firma electrónica, los departamentos de Recursos Humanos de empresas con más de 500 empleados pueden dedicar más de 20 días hábiles de su labor profesional a tareas improductivas relacionadas con la preparación, envío, seguimiento, recepción y archivo de contratos laborales realizados y distribuidos en papel durante todo el año.

El problema es especialmente grave en empresas de alta rotación, donde la cifra de renuncias y contrataciones exige un exceso de dedicación de los empleados a la preparación, entrega, seguimiento y archivo de la documentación. Además de ahorrar papel, las soluciones de gestión de contratos digitales agilizan el proceso de comunicación entre los firmantes y los encargados de validar los documentos, reduciendo a horas un proceso que suele tardar días.

El cálculo se basa en la cantidad de horas que un técnico de recursos humanos dedica a todas las tareas relacionadas con la firma y gestión de un contrato en papel, actividades que requieren mucho menos tiempo a través de la digitalización. Según los datos de Signaturit, basados en 1,4 millones de documentos enviados en 2019, los contratos de recursos humanos son firmados por 1,24 personas de media. Teniendo en cuenta que la mayoría de los contratos laborales los valida un tercero en la empresa, se calcula que el remitente gestiona el ciclo del contrato con 2 personas.

La labor de comunicación y seguimiento de los procesos de firma de este tipo de documentos suele llevar 90 minutos aproximadamente. El problema aumenta en las empresas con más de una oficina ya que la gestión de documentos se lleva a cabo en distintas ubicaciones.

Según Jonathan Chamorro, Responsable de Administración de RRHH de Taco Bell en España, el mayor reto en digitalización para los departamentos de recursos humanos es entender las consecuencias negativas de no pasar a una solución escalable.

“Los procesos de gestión y firma de contratos pueden ocupar demasiado tiempo y recursos, sobre todo en empresas de rápido crecimiento como Taco Bell. Antes de Signaturit, la firma de contratos laborales solía tardar varios días, a menudo hasta 20. Tras adoptar la gestión de contratos digitales en nuestro departamento, la duración de este proceso se ha reducido en su mayoría a 2 días”.

Para Juan Zamora, director ejecutivo y cofundador de Signaturit, a las empresas les interesa ayudar a las personas con la tecnología. “En realidad, se trata de hacer que los procesos de recursos humanos y los profesionales sean más productivos con el tiempo. Y esto, al final, es algo bueno para todos. Permite a los profesionales dedicar su tiempo y conocimientos al campo en el que son especialistas, dejando el trabajo inútil y repetitivo, como la gestión del papeleo, a la eficiencia tecnológica. Básicamente, si puedes automatizar algo y hacerlo en 5 minutos en lugar de 5 horas, ¿por qué no hacerlo? Para eso está hecha la tecnología, para permitir escalar a las empresas de forma mucho más rentable”.

La metodología

Signaturit basó el cálculo en la cantidad de horas que los empleados de recursos humanos deben dedicar cada mes a preparar, enviar, realizar seguimiento, firmar y archivar contratos en papel. Todos los detalles de la metodología aplicada pueden ser consultados en este post sobre el tiempo de ahorro de la firma electrónica.

Teniendo en cuenta que nuestros datos, basados en 1.396.818 documentos de nuestros 2.000 clientes, muestran que, una media de 2,04 personas validan o firman un contrato de trabajo, hemos calculado que el departamento de recursos humanos de una empresa de 500 empleados con una rotación del 21 % (la tasa de rotación media en España según el Informe Infoempleo Adecco 2018) tendría que dedicar más de 158 horas al año a la gestión de estas tareas.

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