Ventajas de tener una herramienta de comunicación interna en la empresa

Una buena comunicación interna mejora el clima laboral y la productividad de los empleados, tanto para los que están en oficina como los que trabajan fuera de ella. Por eso es importante contar con una buena herramienta de comunicación interna que se ajuste a las necesidades de cada organización.

La comunicación interna (CI) consiste en promover una comunicación eficaz entre las personas de una organización. Se trata de producir y difundir mensajes y campañas en nombre de la dirección, así como de facilitar el diálogo con las personas que componen la organización. Esto puede significar cualquier cosa, desde el anuncio de una nueva política o la información de un próximo evento, hasta la realización de una auditoría cultural o de compromiso en toda la organización.

Algunas empresas pueden no tener los recursos para invertir en la planificación de una estrategia de comunicación interna, mientras que otras han planificado una estrategia pero pueden no tener la capacidad o las herramientas necesarias para mantenerla. Pero si echa un vistazo a las razones por las que la comunicación interna es importante, descubrirá que es imprescindible para la salud de su organización. Porque si su organización tiene personas, necesitará comunicarse con ellas de forma clara y regular.

Empezaremos por la razón más obvia de la importancia a la CI. Mantener a los empleados informados de los próximos eventos, los cambios de política, las iniciativas de compromiso, los cambios de personal y las actualizaciones sobre la salud general de la empresa ayuda a crear una sensación de transparencia y apertura que la gente respeta.

A las personas no les gusta que las mantengan en la oscuridad, ansían información sobre la empresa para la que trabajan, los proyectos en los que trabajan y los objetivos generales de ambos. Una buena comunicación interna consiste en hacer llegar la información a todo el mundo, preferiblemente de forma que se involucre y se implique en el panorama general. La comunicación interna suele considerarse un mensaje descendente, escrito por los líderes para el consumo de los empleados. Pero en realidad es una calle de doble sentido. Claro que podemos perfeccionar nuestros mensajes para atraer la atención de los empleados, pero en algún momento su atención se desvanecerá. Sobre todo si se sienten sin voz.

En otras palabras, no se trata de cautivar a un público pasivo con los mensajes adecuados, sino de promover la comunicación bidireccional en torno a lo que ocurre en su organización. La gente quiere sentir que su opinión es importante y crear un lugar para que lo hagan hará maravillas para crear compromiso.

Esto funciona especialmente bien si los mensajes, las noticias y los anuncios se delegan no sólo en el departamento de marketing o de recursos humanos, sino en los representantes de muchos departamentos diferentes de la organización. El equipo técnico debería tener la oportunidad de explicar en qué están trabajando, al igual que los equipos de control de calidad y ventas. Designar a cronistas y coordinadores de eventos de varios departamentos para que publiquen sus propias actualizaciones ofrece a su gente una visión más holística de las cosas que importan en la organización. Por lo tanto, utilice sus comunicaciones internas para dar voz a diferentes personas.

La función principal de las comunicaciones internas es ayudar a que se manifieste la cultura de su empresa. Si se hace bien, su estrategia de CI dará vida a la cultura de su lugar de trabajo. Si se hace mal, dejará a su gente rascándose la cabeza. Al fin y al cabo, cada anuncio, mensaje, actualización de noticias, artículo del blog del director general, etc. desempeñan un papel en la forma en que su gente interpreta el paisaje cultural de su organización: qué representa, a quién valora, por qué es importante su misión. La cultura de su empresa es la suma de sus partes, y una buena comunicación interna lo tiene en cuenta. De hecho, la cultura debería estar en primera línea de su estrategia de CI: incorporada a los mensajes, al tono, a los debates de ida y vuelta, a las noticias que se comparten y se omiten. Su cultura debe guiar sus comunicaciones internas y viceversa. ¿Por qué? Porque una cultura empresarial sólida y próspera es esencial.

El compromiso puede significar una serie de cosas: hacer preguntas reflexivas en un evento, comentar una noticia importante publicada en la intranet de la empresa, compartir lo que su equipo está trabajando con el resto de la empresa. Una buena comunicación interna crea un espacio para estos pequeños pero significativos actos. De nuevo, no se trata sólo de comunicar ideas, sino de fomentar la comunicación entre los empleados. Los empleados que sienten que su voz importa, que sus ideas merecen ser escuchadas, son más propensos a ir más allá cuando su organización los necesita. Y el valor de eso no puede ser subestimado.

Las cosas no siempre van bien. El negocio a veces se resiente, los equipos se ven obligados a reestructurarse y se producen fusiones y adquisiciones. Es entonces cuando la gente necesita más la comunicación interna. Los anuncios de cambios estructurales inminentes deben tratarse con especial cuidado porque están en juego la moral de la organización y su continuidad empresarial. Ser transparente sobre lo que ha ocurrido, quién se ha visto afectado, cómo se le ha atendido y lo que esto significa para la organización requiere un tono delicado y una transparencia total, especialmente en el caso de los despidos. La gente tendrá preguntas y la forma en que responda a esas preguntas permanecerá en la mente de su gente durante mucho tiempo. Ser transparente y considerado a la hora de dar malas noticias crea una atmósfera de apertura y afecto que puede ayudar a sostener su organización en tiempos difíciles.

Ahí lo tiene: hay importantes razones por las que una comunicación interna eficaz es la clave de una organización sana y comprometida.