Cómo medir la rentabilidad -real- de un ERP para pymes

Para determinar el ROI de un proyecto, también el que tiene que ver con el uso de un ERP, lo primero que deben hacer las pymes es identificar y contabilizar los costes. Durante el proceso de selección de un ERP habrá diferentes proveedores que cotizarán el coste total del proyecto en función de factores muy diversos, ya sea, el coste de las licencias o el coste de suscripción, la adaptación de las infraestructuras técnicas, los costes derivados de la propia implementación -horas facturadas por el análisis de la situación de partida, recopilación de requisitos, configuración, personalización, implantación, pruebas, etc.-, o la gestión del cambio que incluye formación, comunicación y muchas veces, reubicación de recursos, entre otros.

Identificados y contabilizados al detalle todos los costes, la organización deberá medir, igualmente, de la manera más objetiva posible, los beneficios asociados al uso del nuevo aplicativo. Hay muchas formas de medir el valor de un proyecto ERP, formas que varían de un negocio a otro. Sin embargo, hay algunas pautas que son comunes a la mayoría de las empresas. Algunas de los más relevantes se pueden resumir en los siguientes puntos:

1. Reducción de los costes operativos. Los costes operativos se refieren, tanto a los costes básicos relacionados con la propia actividad, los que tienen que ver con el día a día del negocio, como a los gastos que implican otros servicios adicionales, aunque necesarios. Por ejemplo, el alojamiento en servidores, en caso de que el proyecto fuera en la nube. Si los servidores están en local, también habría que sumar costes de mantenimiento recurrentes. El entorno de contabilidad de la empresa, seguro que cuenta con esta información ya que serán datos que monitorizan de forma regular. Pero, si los responsables de la empresa necesitan comprender mejor y con más detalle cómo un ERP puede reducir los costes operativos, sin duda, vale la pena profundizar en estos datos.

Para hacerlo las pymes pueden identificar algunas otras categorías de costes que les permitirán definir con más exactitud esos costes operativos.

• Automatización. Es decir, las tareas y procesos que precisaban trabajo manual y que con un ERP pueden simplificarse y automatizarse.
• Centralización de la información. Lo normal es apostar por un ERP modular que permita integrar y centralizar toda la información de ventas, compras, producción, contabilidad, etc. en un único aplicativo. Esto es especialmente importante, por ejemplo, en el entorno de la gestión de almacenes. Estos sistemas permiten optimizar la gestión de inventarios y saber qué entra y qué sale, qué productos son los que más se “mueven”, los que necesitan de unas condiciones de almacenaje precisas lotes y caducidades, permiten también un control más eficiente del almacén utilizando, por ejemplo, criterios de máximos/mínimos, haciendo que la empresa solo almacene la cantidad de material/artículos que necesite, ni más ni menos. Esto evita que el dinero esté paralizado en una nave sin generar rendimiento.
• Pasar de un sistema local a una solución en la nube, hace que los costes también disminuyan. Sin la obligación de disponer de espacio físico para los servidores, ni la dependencia de los equipos de TI para hacer el mantenimiento y las actualizaciones, los costes disminuirán.

2. Ciclos de ventas más cortos. Después de implementar un ERP las empresas notarán una reducción significativa de sus ciclos de ventas. Es una cuestión de eficiencia y de aplicar los recursos óptimos a la ejecución de cada tarea. Muchos ERP, además, permiten la integración con otros aplicativos para la gestión de la relación con los clientes (CRM) lo que hace que el proceso de venta sea aún más corto y mucho más eficiente.
3. Cadena de suministro mejorada. Otro elemento a tener en cuenta en el cálculo del ROI tiene que ver con la racionalización de la cadena de suministros. Por ejemplo, identificar a aquellos proveedores que ofrecen mayores descuentos y mejores condiciones o aquellos productos que aportan más margen de beneficios, colocará a las organizaciones en una mejor posición para la toma de decisiones. Un ERP permite gestionar toda esta información con mucha facilidad y obtener así, mejores acuerdos comerciales. Y, eso, también impacto sobre la rentabilidad del sistema.

Isabel Pomar, CEO de Datisa señala la importancia de medir y cuantificar y, en este sentido, asegura que “un ERP solo será útil para la pyme si su implementación reporta no solo beneficios en cuanto a la agilidad y la flexibilidad, sino desde el punto de vista económico. Ya sea en términos de ahorro de costes o de incremento de los ingresos, el papel del ERP deberá mostrar su impacto sobre la cuenta de resultados. Está claro que establecer workflows y sistemas que permitan automatizar los procesos facilita el día a día. Pero, desde el punto de vista de la rentabilidad, los gerentes de las pequeñas y medianas empresas exigen cifras. También el sistema está preparado para facilitar esa información”.