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Herramientas simples y efectivas para aumentar la productividad y administrar mejor el tiempo

Herramientas simples y efectivas para aumentar la productividad y administrar mejor el tiempo
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domingo 24 de junio de 2018, 09:30h
Ya se trate de las distracciones de una oficina abierta, los altos niveles de estrés o la procrastinación persistente, las barreras a la productividad en el lugar de trabajo pueden ser graves y afectar negativamente el desempeño laboral.

Para muchos trabajadores, la capacidad de trabajar de manera eficiente, depende de una combinación de factores como la motivación, la administración del tiempo, la capacitación, la tutoría y el talento. Pero, gran parte de aumentar la eficiencia con éxito, depende de la capacidad de aprender de uno mismo, cambiar hábitos y reconocer errores.

En un espacio de oficina saludable en donde haya una atmosfera educativa, se fomentan niveles más altos de eficiencia. Estas estrategias y herramientas de aprendizaje para ser más productivo y eficiente, pueden ayudar a cualquier profesional a desempeñarse mejor en el trabajo y a la vez se mejoran las tasas de retención y producción de los empleadores.

Entre las herramientas efectivas para aumentar la productividad encontramos:

Implementar tecnologías emergentes

La tecnología educativa se ha convertido en una gran inversión para que las empresas capaciten y retengan a sus empleados. Según McKinsey and Company, la capacitación eficaz combina programas que involucran a los participantes, módulos de capacitación especializada, instrucción en línea y en persona, y un plan de estudios que se enfoca en tareas especializadas a través de simulaciones físicas y digitales.

Las herramientas inteligentes emergentes y artificiales pueden ayudar a simplificar este proceso de aprendizaje y, por lo tanto, a aumentar la eficiencia en la fuerza de trabajo. Entre las innovaciones emergentes, la inteligencia artificial y las herramientas automatizadas pueden ayudar a fomentar entornos de aprendizaje colaborativo. Salesforce, por ejemplo, ha desarrollado programas líderes de aprendizaje y desarrollo que se personalizan y digitalizan para empleados individuales para así ayudarlos a mantener su compromiso y mejorar su productividad.

Los algoritmos de aprendizaje automático de inteligencia artificial (IA), pueden ayudar al desarrollo profesional y, por lo tanto, incrementar la productividad de varias maneras, ya que pueden reforzar y ayudar a los empleados a producir patrones en la forma en que operan, aumentando su capacidad para integrar nuevas técnicas en el lugar de trabajo.

El big data impulsado ​​por la IA, puede ayudar a las organizaciones a realizar un seguimiento de los actores clave en el lugar de trabajo. El software inteligente ahora puede escanear grandes cantidades de datos de múltiples fuentes, incluidas encuestas y evaluaciones en línea. Al analizar la actividad diaria en diferentes sistemas de gestión de aprendizaje y programas de capacitación, la IA puede ayudar a identificar las fortalezas y las áreas que necesitan mejoras en cada empleado. Incluso puede coincidir con los perfiles de los empleados para crear mentores o empleados asociados con estilos de aprendizaje similares. Con base en las métricas analizadas de éxito y fracaso, las herramientas de inteligencia artificial pueden ayudar a simplificar el proceso de capacitación y aprendizaje en el trabajo para que los empleados puedan ver resultados productivos en sus tareas cotidianas.

A medida que la tecnología evoluciona, se puede ayudar a fomentar el progreso profesional multidireccional en un grupo de talentos altamente capacitados y crear un entorno donde las prácticas comerciales sean más eficientes e innovadoras a lo largo del camino.

Control cognitivo y gamificación

El "Supertasking" o la súper funcionalidad, es la capacidad de talento que permite cantidades masivas de producción en marcos pequeños. Las personas que tienen esta habilidad pueden hacer malabarismos con dos (a veces más) tareas exigentes sin detenerse, distraerse, ni cometer errores. La habilidad incluye una mezcla de atención, memoria y capacidad para resistir las distracciones. Mientras que un estudio estimó que solo el 2,5 por ciento de las personas tienen la capacidad de hacer tareas simultáneamente de manera eficiente, muchos de nosotros tenemos la capacidad de desarrollar habilidades mejoradas para realizar múltiples tareas a través de herramientas de aprendizaje como la gamificación.

Investigaciones indican que se pueden aprender y practicar algunas habilidades típicas del supertasking, como la capacidad de ignorar y resistir las distracciones. Estas habilidades hacen que los trabajadores estén más enfocados, menos distraídos y orientados a los detalles y todo esto a través de la gamificación.

Se pueden gamificar las capacitaciones de aprendizaje y desarrollo junto con la cultura de trabajo general de una compañía. Las startups como EvaluAgent ya usan mecanismos de juego para su personal. Al implementar los objetivos del personal y establecer valores de puntos y un sistema de recompensas, se puede ayudar a los trabajadores a participar y aumentar la productividad de varias maneras cognitivas. Los juegos virtuales también ayudan durante todas las etapas de aprendizaje y desarrollo, con exitosos resultados en la productividad de los empleados.

El método Pomodoro

Propuesto por Northwestern University, el método Pomodoro es una técnica de aprendizaje que puede aumentar la productividad. El método Pomodoro ayuda a administrar tu forma de trabajar y te permite mantenerte productivo durante el día. Al organizar tu día en períodos de trabajo de 25 minutos, el método permite a los usuarios optimizar su tiempo en un entorno de trabajo de ritmo rápido. Se deben programar sesiones de trabajo de 25 minutos sin interrupciones, se debe tomar un descanso de cinco minutos para rehidratar, revitalizar o revisar los correos electrónicos y después de cuatro períodos de trabajo, se deben aprovechar descansos de 15 minutos.

Los períodos de trabajo más cortos brindan a los trabajadores más tiempo sustancial para concentrarse en las tareas y así aumentar la productividad.

Cuando se combinan, estas técnicas, las mismas van de la mano para crear un ambiente fértil para la productividad, la creatividad y, en última instancia, la innovación. A medida que las empresas invierten en tecnologías que respaldan la productividad y las capacidades de la mente humana en conjunto con tecnologías emergentes como la IA, las empresas modernas pueden obtener lo mejor de la inteligencia emocional y el pensamiento racional del trabajador.

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